Le logiciel de gestion et de réservation

Depuis la saison 2018, nous utilisons un logiciel de gestion pour les encaissements. Cette année, nous utilisons son système de réservation en ligne. Ce logiciel répond à cette exigence :


"NF Logiciel de Gestion d'Encaissement (NF525)

C’est la solution technique d’INFOCERT pour répondre aux exigences définies dans le BOI 30 10 30 du 4 Juillet 2018, appelée également « la loi de lutte contre la fraude à la TVA ». Elle atteste auprès de l’administration fiscale de l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données de vente, enregistrées dans un système d’encaissement."

Texte issu de cette page :

https://infocert.org/marque-nf/nf-logiciel-de-gestion-d-encaissement


Tout va bien, me direz vous. Mais non, et loin de là.

Dans un post précédent j'expliquais l'absurdité du système qui nous oblige à utiliser un logiciel de gestion de camping. J'expliquais ensuite les failles majeures de ce logiciel, censé être "Le logiciel de référence", annoncent-ils. Logiciel malheureusement indigeste et difficile à apprivoiser, en réalité. Et j'expliquais pourquoi nous l'utiliserons encore un bon moment, faute de mieux.

C'était très long. Alors venons en ci-dessous directement aux problème des réservations qui nous intéresse.


Nous voilà obligé de changer de tactique de réservation.

Il est possible de réserver en ligne. Moderne, rapide. Mais en fait, ça ne fonctionne pas très bien. Une quantité minime de clients se retrouvent à payer les arrhes mais ne sont pas récupérés par le logiciel de gestion. Comment est ce possible ?

Voici le processus : une fois que vous avez payé sur Payzen, un message est envoyé à la centrale de réservation en ligne qui doit me la faire arriver sur mon logiciel au camping. Très simple, mais c'est là que ça coince. Certains ne sont pas récupérés et n'arrive donc pas sur mon logiciel. Je ne sais donc pas qu'une réservation a été faite.

Evidemment, je les appelle pour demander pourquoi. On me dit que c'est la faute à Payzen. J'appelle donc Payzen qui m'a montré comment cela fonctionnait et ils m'ont bien démontré la faille, une de plus, de mon logiciel de gestion et sa gestion externe. Alors si ce n'est que quelques uns, m'ont ils dit, ce n'est pas grave.

Mais si c'est très grave ! TRES TRES GRAVE ! Parce que récemment, un client a réservé et payé ses arrhes. Confiant, le jour suivant il réserve ses billets d'avion. Pour lui tout va bien. Quelques jours plus tard il a une question à poser et nous appelle. On ne le connait pas. Voilà un pauvre monsieur qui pensait avoir loué 15 jours dans un mobil-home et qui a réservé ses billets à qui on explique qu'en réalité ce n'est pas possible. Imaginez comme il était content ! Imaginez se que je pensais du logiciel à ce moment là !

Nous voilà aussi dans l'angoisse de voir arriver un client, au beau milieu de la saison, ayant payé des arrhes et ne figurant sur aucune réservation. Même si évidemment, sans confirmation de notre part, il faudrait être idiot pour croire que des arrhes représentent un réservation ferme, la personne en question sera là, devant nous, dans la réception, et il faudra lui expliquer !

Nous devons essayer d'éviter ça. On nous a conseillé de faire le point manuellement de ceux qui ont payé les arrhes et présents dans les réservations, et ceux qui en sont absents. Imaginez le temps que cela prend. Et comment font ceux qui gèrent des campings à 500 mobil-homes ? Ils pointent ?


Voilà pourquoi, faites bien attention, lorsque vous payez les arrhes sur Payzen, sans réponse de notre part après 5 jours, appelez nous, envoyez nous un mail. Il y a un problème. On y peut rien. On ne contrôle pas ce système, il nous est imposé.


Alors pourquoi ne pas changer de logiciel, me direz-vous ?

Parce que j'ai l'impression qu'avec les autres, c'est pire. Mais c'est à l'étude, croyez moi. Je ne vais pas rester dans cette situation éternellement si on peut l'améliorer. Que ce soit en changeant ou en se perfectionnant, si c'est possible.